Aufgrund der Corona-Pandemie fordern die Unternehmen auf der ganzen Welt die Mitarbeiter auf, von zu Hause aus zu arbeiten. Glücklicherweise ist The Information Lab Deutschland ein Unternehmen, das hoch digitalisiert ist und bereits viel Erfahrung mit Tools für die Fernkommunikation, Remote-Seminaren und Fernunterstützung hat. In unserer Analytics Academy arbeiten wir weiter und halten uns an den festgelegten Zeit- und Lehrplan. Letzte Woche haben die Analysten das erste interne Projekt, an dem ich als Projektleiterin beteiligt war, abgeschlossen. Im Folgenden möchte ich einige Tipps zur Remote-Organisation der Teamarbeit aufführen.
1. Kanban Board – ein hilfreiches Tool für die Aufgabenverteilung
Das Kanban-Board ist ein effektives Projektmanagement-Tool, mit dem die laufenden Arbeiten visualisiert und die Effizienz der Aufgabenverteilung maximiert werden kann. Mithilfe der digitalen Boards können Teams, die keinen physischen Büroraum zur Verfügung haben, Kanban-Boards remote verwenden. Normalerweise werden Spalten verwendet, um die Aufgabe zu strukturieren und diese nach verschiedenen Phasen zu trennen. Die Unteraufgaben können über Karten in Spalten abgerufen werden. Zusätzlich können verantwortliche Teammitglieder zugewiesen und Fristen definiert werden. Ein Kanban-Board ist auch ein gutes Transparenz-Tool, auf das der Kunde zugreifen kann, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Zu Beginn unseres internen Projekts haben wir dieses Tool definitiv unterschätzt und mussten daher zusätzliche Zeit für die Prozessorganisation aufwenden.
2. Bildschirm teilen – Man glaubt einem Auge mehr als zwei Ohren
Im Lauf des Kommunikations- und Problemlösungsprozesses haben wir als Team sehr schnell gelernt, dass der einfachste Weg, das Problem zu verdeutlichen, darin besteht, die visuelle Darstellung parallel mit der mündlichen Erläuterung laufen zu lassen. Moderne Kommunikationssoftware ermöglicht den Einsatz einer Fernsteuerung und spart so zusätzlich viel Zeit und viele Worte.
3. Dokumentation
Während der Projektentwicklung haben wir mehrmals Gespräche mit unseren Mentoren, die auch als Kunden fungierten, geführt. Ein Tipp hier ist: schreiben Sie die Zusammenfassung des Gesprächs auf und teilen Sie diese mit den Kunden und dem ganzen Projektteam. So schaffen Sie ein klares Verständnis für die getroffenen Entscheidungen und die nächsten Schritte des Projekts. Diese Zusammenfassungen helfen auch sehr dabei, mögliche konzeptionelle Meinungsverschiedenheiten in der nächsten Diskussions- und Korrekturrunde zu lösen.
Als Teil des Analysten Teams habe ich, während des Projekts, wichtige Erfahrungen sammeln können. Die Ausführung komplexer Aufgaben hat mir große Freude gebracht. Wir haben viel gelernt, wissen mehr über unsere Stärken und Schwächen und sind ein echtes Team geworden. Ich freue mich schon auf nächste Woche und ein neues Projekt!
