Thema: Effizienz, Alteryx, Power BI, Datenstandardisierung
Eine saubere und präzise Datenverarbeitung ist entscheidend für die Effizienz, um fundierte Entscheidungen treffen und erfolgreiche Projekte durchführen zu können. Viele Unternehmen kämpfen jedoch mit fragmentierten und uneinheitlichen Datenquellen, was zu zeitaufwändigen Prozessen und inkonsistenten Ergebnissen führen kann.
Die Hanns R. Neumann Stiftung (HRNS) stand vor der Herausforderung, ihre bisherige Berichterstellung über Excel und Tableau hinweg zu vereinheitlichen und komplett auf Power BI umzustellen. Dabei ist die vielschichtige Unternehmensstruktur zu berücksichtigen, da HRNS in vielen verschiedenen Ländern agiert. Die Steuerung dieser sehr feingliedrigen Projektarbeit braucht eine sehr gute, einfache Übersicht für das Management, um die Arbeit in die richtige Richtung zu lenken.
The Information Lab unterstützte sie dabei, den Daten-Standardisierungsprozess durch Alteryx-Workflows zu optimieren und die vierteljährlichen Berichte mithilfe von Power BI zu gewährleisten und zu verbessern, um eine zuverlässige und transparente Berichterstattung zu gewährleisten.
Die Stiftung:
Die Hanns R. Neumann Stiftung wurde 2005 von Michael R. Neumann und seiner Familie gegründet, um die Lebensbedingungen von kleinbäuerlichen Familien in tropischen ländlichen Gebieten zu verbessern, die Jugend zu unterstützen und die Umwelt zu schützen. Die Stiftung setzt hierbei auf ihre langjährige Erfahrung in der internationalen Zusammenarbeit und den engen Kontakt zu Kleinbauernfamilien.
HRNS ist in Indonesien, Äthiopien, Uganda, Tansania, Brasilien, Honduras und Guatemala aktiv, und hat den Hauptsitz in Hamburg. Mit über 250 Mitarbeitern und sechs regionalen Büros ist die Stiftung stark in den lokalen Gemeinschaften verwurzelt.
Die Finanzierung der Projekte erfolgt durch private Stiftungen, Regierungsbehörden und Kaffee-Unternehmen. Seit 2001 ist HRNS der vertrauenswürdige Partner der International Coffee Partners (ICP) und seit 2010 auch für die Initiative coffee&climate (c&c) verantwortlich, die sich mit den Herausforderungen des Klimawandels für den Kaffeeanbau auseinandersetzt.
Ausgangssituation:
HRNS betreibt zahlreiche soziale Projekte in den oben erwähnten kaffeeproduzierenden Ländern. Diese Projekte unterstützen die Farmerfamilien in verschiedenen Bereichen wie Unternehmensführung, Gründung von Bauernorganisationen, Klimabewusstsein, Gleichstellung der Geschlechter und Schulung anderer Bauern. Die Zentrale in Hamburg erstellt dazu vierteljährliche Berichte, die dem Management Board präsentiert werden.
Ursprünglich wurden hierfür bereits Power BI-Reports verwendet. Aufgrund begrenzter kapazitiver Ressourcen und der damit verbundenen Schwierigkeiten bei der Weiterentwicklung, Migration, Erstellung und Aktualisierung der Berichte wurden zeitweise aber Excel-Tabellen verwendet.
Geschäftsbedarf / Zielsetzung:
Die Hanns R. Neumann Stiftung benötigte Unterstützung bei der Standardisierung und Optimierung ihres Datenanalyseprozesses sowie bei der Erstellung von Power BI-Berichten. Ziel war es, den Übergang zu PBI zu unterstützen, die vierteljährlichen Berichte effizient zu erstellen und die Stakeholder im Umgang mit PBI zu sensibilisieren, damit sie zukünftig eigenständig Berichte erstellen können.
Überblick über die Lösung:
Zunächst wurde der bestehende Datenanalyseprozess abgebildet und Optimierungspotenziale durch verschiedene Vereinfachungsschritte erreicht. Beispielsweise lagen die Daten aus den verschiedenen Ländern in unterschiedlichen Formaten und Granularitäten vor, was die Datenaufbereitung erschwerte. Ein zentraler Workflow wurde mittels dem ETL-Tool alteryx implementiert, um die Daten zu standardisieren und eine manuelle Nachbearbeitung zu minimieren. Zusätzlich wurde im Workflow ein „Alert“-Mechanismus eingefügt, der automatisch überprüft, ob die bereitgestellten Inputs der jeweiligen Länder auch den Zielformaten und -ausprägungen für die Analyse entsprechen. Wurde z.B. in einem Ja/Nein Feld ein Freitext eingetragen, hilft der Workflow, den Fehler schnell zu identifizieren.
Anschließend wurde das Reporting in Power BI entwickelt, welches zukünftig als Quartalsbericht dienen soll. Anstatt der bisherigen drei wurden zwei weitere Seiten dem Report hinzugefügt, darunter eine globale Übersicht und eine Projektübersicht. Diese neuen Seiten basierten auf dem Feedback der Nutzer, die eine ganzheitliche Sicht auf die Projekte und deren Fortschritte wünschten. Im Ergebnis wurden interaktive Power BI-Berichte erstellt zum Global und Project Overview sowie zu den Schwerpunkten Households & Youth, Farmer Organizations und Trainings. Diese Berichtsseiten liefern die relevanten KPIs und weitere detaillierte Informationen zu einzelnen Projekten.
Die Berichte und die dahinterliegenden Datenmodelle wurden in einer Art und Weise erstellt, dass die Stakeholder auch zukünftig eigenständig Berichte erstellen und anpassen können. Dadurch wurde die langfristige Unabhängigkeit des Kunden gewährleistet.
Hier sehen Sie die finale Umsetzung in Power BI anhand von Dummy-Daten.
Owner: Mihai Mazareanu, Link zum Dashboard auf der Microsoft Data Stories Gallery
Vorteile für den Kunden:
Durch den optimierten Datenanalyseprozess konnte die manuelle Arbeit erheblich reduziert und die Datenvorbereitung beschleunigt werden, so dass das Team jetzt 3h Arbeitszeit pro Woche einsparen kann.
Die umfassenden und interaktiven Power BI-Berichte ermöglichten es den Stakeholdern, fundierte, datengetriebene Entscheidungen zu treffen und die Transparenz der Projekte zu erhöhen. Die Standardisierung der Datenqualität durch den zentralen Alteryx-Workflow und den Alert-Mechanismus verbessern die Konsistenz und Verlässlichkeit der Daten.
Schließlich ermöglichte die Architektur des Datenmodels und die Erstellung der Berichte dem Kunden, zukünftige Berichte eigenständig zu erstellen und anzupassen, was langfristig Ressourcen und Zeit spart.
Sie haben Fragen zur Datenstandardisierung mit Alteryx und/oder zur Berichterstellung mit Power BI oder zu anderen Dingen, mit denen wir Ihnen weiterhelfen können? Dann kontaktieren Sie uns gern.
Thema: Effizienz, Alteryx, Power BI, Datenstandardisierung
