Sie sind für das Reporting in Ihrer Abteilung verantwortlich und wollen schnell aussagekräftige Berichte erstellen. Was Sie brauchen, ist ein Tool zur Datenanalyse. Was Sie haben, ist Microsoft Excel.
So weit, so gut.
Was nun?
Datenanalyse in Excel – geht das überhaupt?
Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es dient dazu, Daten im Tabellenformat zu erstellen, sodass jede Zelle einen Datenpunkt enthält. Diese Datenpunkte können durch benutzerdefinierte Formeln manipuliert werden. Der Anwender erhält Erkenntnisse, indem er die Rohdaten in der Tabelle studiert. Diese Erkenntnisse kann er daraufhin in Graphen darstellen.
Die Antwort lautet also: Ja, das geht schon.
Sie sollten sich nur folgende Frage stellen: Wollen Sie das tatsächlich?
Datenanalyse in Excel leicht gemacht
Wenn Sie Microsoft Excel nutzen, um Ihre Daten zu analysieren, bedeutet dies Arbeit auf Rohdatenebene. Eine Datenaktualisierung funktioniert entweder über zeitintensives manuelles Austauschen und Ergänzen der Daten oder über die aufwendige Programmierung von Makros. Zudem kann Excel nur eine gute Million Zeilen handhaben, benötigt sehr viel Zeit bei großen Datenmengen oder komplexen Kalkulationen, bietet eine geringe Auswahl von Grafiken an und kann nicht selbst Präsentationen ermöglichen.
Und was daran ist jetzt „leicht gemacht“?
Microsoft Excel ist das am weitesten verbreitet genutzte Tool zur Datenanalyse. Das heißt jedoch nicht, dass es das einzige solche Produkt am Markt ist.
Machen Sie es sich leicht: Schränken Sie sich nicht auf Excel ein.
Datenanalyse: über den Tellerrand blicken
Sie merken, dass Microsoft Excel nicht die effizienteste Lösung für Ihre Datenanalysen ist und schauen sich am Markt nach einer Business Intelligence Software um. Sie suchen nach einem Produkt, welches Ihre Daten besser visualisiert und verständlicher vermittelt, als es Ihnen mit Excel bisher möglich ist. Ein erster Blick durch die Marktführer führt Sie schnell zu Tableau. Wenn Sie sich für Tableau entscheiden, haben Sie eine sehr gute Wahl getroffen. Nun geht es an den Test der Software.
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Was Sie nicht tun sollten
Auf der Suche nach einem Tool zur Datenanalyse kommt es oft zu dem Fehler, dass ein Produkt gesucht wird, welches wie Excel funktioniert und als vollumfänglicher Ersatz für Excel gesehen wird. Nun versuchen die Anwender, mit dem neuen Tool etwas nachzubauen, was zuvor mit Excel erstellt wurde. Wenn Sie doch aber festgestellt haben, dass Microsoft Excel für Ihre Zwecke nicht ausreicht, warum suchen Sie dann nach einer Lösung, welche wie Excel ist?
Besser ist es, sich zuerst zu überlegen, wozu eine Visualisierung erstellt worden ist und welche Erkenntnisse sie darstellen soll. Dann können Sie diese Erkenntnisse in Ihrer neuen Software visualisieren und dabei die Stärken dieses neuen Tools voll ausnutzen, statt sich auf Altbekanntes aus Excel zu beschränken.
Lösen Sie sich von Ihrem Excel-inspirierten Verständnis von Datenanalyse
Sie sind tabellenbasierte Auswertungen gewohnt und sitzen nun vor Tableau Desktop – einer Software für Datenvisualisierung.
Datenvisualisierung, sagen Sie, das kenne ich. Mit Tortendiagrammen kennen wir uns aus.
Dass Tableau Ihren Denkprozess in der Datenanalyse verändern wird, können Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht ahnen.
Von Microsoft Excel sind Sie es gewohnt, die Rohdaten manuell nach Erkenntnissen zu durchforsten und diese Erkenntnisse dann zu visualisieren. Dazu steht Ihnen eine begrenzte Auswahl an Grafiken zur Verfügung.
Ihre Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzten können die so erstellten Berichte lediglich konsumieren. Aufkommende Fragen führen zu erneut aufwendiger Arbeit, um die Berichte umzuformen. Eventuell können Sie die Berichte nicht einmal selbst erstellen, sondern sind gezwungen, diese Aufgabe an die Informatik-Abteilung abzugeben. Dies resultiert in einem Email-Ping-Pong, begleitet von langen Wartezeiten und der stetigen Unsicherheit, ob die IT Ihre Reports auch ohne das fachspezifische Wissen korrekt bauen wird.
Datenanalyse mit Tableau
Im Vergleich dazu bietet Tableau Ihnen eine sehr viel höhere Flexibilität. Anstatt Sie und Ihre Mitarbeiter die visuellen Reports als reine Konsumenten betrachten zu lassen, können nun alle Beteiligten mit wenig Aufwand selbst Visualisierungen erarbeiten. Tableau erlaubt es Ihnen dabei, die Daten grafisch zu erkunden, um Korrelationen zu erkennen, Muster zu entdecken oder Trends zu ermitteln. Die resultierenden Dashboards sind interaktiv, sodass Ihnen mit wenigen Klicks sowohl aggregierte als auch granulare Informationen entnommen werden können.
Wie komme ich mit Tableau an die Daten für meine Analysen?
Sie können problemlos mehrere Datenquellen mit Tableau verknüpfen. Von flachen Dateien über relationale Datenbanken bis hin zu Cubes bietet Ihnen Tableau eine Vielzahl von Konnektoren. Die anwendungsinternen Kalkulationen, welche Sie in Tableau erstellen können, berühren die Rohdaten dabei nicht. Damit sind nicht mehr Sie als Anwender für die Richtigkeit der Daten verantwortlich, wie es bei Excel der Fall ist. Dies bietet Ihnen gleichzeitig die Sicherheit, dass Sie nicht aus Versehen und unbemerkt die Rohdaten verändern können.
Auch die Aktualisierung der Daten funktioniert in Tableau unkomplizierter als in Microsoft Excel. Sie können sich live auf Ihre Daten verbinden, damit Ihnen stets die aktuellsten Daten zur Verfügung stehen. Alternativ können Sie auch einen Extrakt erstellen. Dieser ist als Schnappschuss des aktuellen Datenstands zu verstehen, welcher entweder manuell per Mausklick oder regelmäßig über einen Schedule aktualisiert wird – dieser läuft in aller Regel auch sehr viel schneller als Ihre Excel-Datei.
Woher weiß ich, dass Tableau das Richtige für mich ist?
Grundsätzlich ist die Entscheidung, ob weiterhin Excel genutzt oder nicht besser Tableau eingeführt werden sollte, von drei Aspekten abhängig: von der Art der Berichte, von der Frequenz der Berichterstellung sowie vom verfügbaren Budget für die Datenanalyse.
Vor diesem Hintergrund lässt sich sagen, dass Excel für simple, schnell erstellbare, einmalige Berichte geeignet ist.
Ihre Reports stellen hoch komplexe Zusammenhänge dar? Sie fallen in regelmäßigen Abständen an? Ihre Berichte sollen interaktiv präsentiert werden?
Dann greifen Sie zu Tableau und Sie werden eine sehr gute Wahl getroffen haben.
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Lernen Sie mehr darüber, wie der Umstieg von Excel-basiertem Reporting zu Datenvisualisierung mit Tableau diese drei Menschen beeinflusst hat – Andy Kriebel ist heute der Head Coach der Data School von The Information Lab.
