TIL+ ist eine Pro-Bono-Initiative von The Information Lab, die darauf abzielt, NGOs, Vereine und gemeinnützige Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Daten effizient zu nutzen und fundierte Entscheidungen zu treffen, um den größtmöglichen gesellschaftlichen Einfluss zu erzielen. Im Rahmen einer kostenlosen, individuell gestaltbaren Projektwoche hilft TIL+ dabei, Daten zu strukturieren, visuell aufzubereiten und automatisierte Datenprozesse zu implementieren. Zudem teilt das Expertenteam sein Wissen, um die Organisationen in die Lage zu versetzen, auch nach Abschluss des Projekts ihre Daten effektiv zu nutzen. Dieses Engagement ermöglicht es den Organisationen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, während TIL+ die Datenanalyse übernimmt.
Können wir auch Ihr Projekt unterstützen, oder wollen Sie mehr über TIL+ erfahren? Schreiben Sie uns gerne. Mehr Informationen finden Sie hier.
Der Verein
Die Berliner Tafel e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich dem Kampf gegen Lebensmittelverschwendung und Hunger in Berlin widmet. Gegründet im Jahr 1993, bildet sie eine wichtige Verbindung zwischen überschüssigen Lebensmitteln und bedürftigen Menschen, indem Spenden von Supermärkten, Bäckereien und anderen Quellen an soziale Einrichtungen und Einzelpersonen weitergegeben werden. Angetrieben von über 2.000 Mitgliedern und zahlreichen Ehrenamtlichen leistet die Berliner Tafel nicht nur direkte Hilfe, sondern fördert auch den Gemeinschaftssinn und die Nachhaltigkeit. Mit ihren Initiativen sorgt sie dafür, dass genießbare Lebensmittel gerettet und sinnvoll verteilt werden – ganz nach dem Motto: Helfen, wo Hilfe gebraucht wird.
Ausgangssituation
Die Berliner Tafel nimmt täglich Lebensmittelspenden entgegen und verteilt diese an Partnerinstitutionen. Die Pakete beinhalten verschiedene Artikel wie Gemüse, Obst Brot oder Hygieneartikel. Einige Institutionen holen die Pakete direkt aus dem Lager der Berliner Tafel ab, während andere die Pakete geliefert bekommen. Eine präzise Erfassung der Menge und Art der Pakete ist entscheidend für eine effiziente Abwicklung.
Für eine reibungslose Organisation benötigt das Berliner Tafel-Team klare und präzise Informationen zu den Lieferzeiten, den entsprechenden Institutionen und der genauen Anzahl der zu verteilenden Pakete.
Obwohl die Berliner Tafel bereits Tableau Desktop zur Optimierung der Berichterstattung einsetzt, wird aufgrund begrenzter Ressourcen und Kapazitäten weiterhin Excel für die Aktualisierung und Erstellung von Berichten verwendet.
Zielsetzung und Lösung
Ziel des Projekts war es, die Daten aus mehr als 50 verschiedenen Excel-Dateien von unterschiedlichen Institutionen zu konsolidieren, zu bereinigen und zu standardisieren. Diese Dateien wiesen unterschiedliche Formate und Strukturen auf, was die Integration in ein kohärentes Berichtssystem erschwerte. Das Ziel war es, die bereinigten Daten mit Tableau zu verbinden und ein Dashboard zu erstellen, das den Distributoren hilft, ihre täglichen Aktivitäten effizient zu planen.
Der erste Schritt bestand darin, die bestehenden Prozesse zu erfassen und die Unterschiede zwischen den Excel-Dateien zu analysieren. Ein zentraler Workflow wurde in Tableau Prep implementiert, um die Daten zu standardisieren und Inkonsistenzen zu minimieren. Die bereinigten Daten wurden dann mit den Berichten der Berliner Tafel vereinigt, und es wurden Join-Prozesse erstellt, um eine konsistente Datenstruktur über alle Tage, Institutionen und Pakettypen hinweg zu gewährleisten.
Anschließend wurde ein Reporting-Dashboard in Tableau Desktop entwickelt, das als täglicher Verteilungs-Tracker dient. Das Dashboard bietet eine klare und leicht verständliche Oberfläche, die es den Nutzer*innen ermöglicht, einen stündlichen Verteilungsplan zu sehen und zwischen kommenden, laufenden und abgeschlossenen Verteilungen anhand von Farbkennzeichnungen zu unterscheiden. Darüber hinaus werden KPIs angezeigt, die die Gesamtzahl der Pakete für einen bestimmten Tag anzeigen, was den Ehrenamtlichen hilft, ihre Planung auf die Ziele abzustimmen. Das Dashboard wurde in verschiedenen Bildschirmformaten gestaltet, um sich an unterschiedliche Bildschirmauflösungen anzupassen und auf verschiedenen Geräten während der Verteilung genutzt werden zu können.
Während des gesamten Designprozesses sowohl der ETL-Schritte in Tableau Prep als auch des Tableau Desktop Dashboards gab es eine enge Zusammenarbeit zwischen TIL+ und der Berliner Tafel. Diese Zusammenarbeit stellte sicher, dass die entscheidenden Schritte der Datenbereinigung und das Dashboard-Design erfolgreich umgesetzt wurden. In Zukunft wird die Berliner Tafel in der Lage sein, problemlos neue Daten hinzuzufügen, diese zu bereinigen und mit dem Dashboard zu verbinden, um stets aktuelle Berichte zu erhalten.
Wir sind stolz auf die Leistungen unserer Data School Kohorte und freuen uns, die Berliner Tafel dabei unterstützt zu haben, ihre Prozesse datengetriebener und effizienter zu gestalten. Möchten Sie erfahren, wie wir auch Ihre Organisation durch unsere TIL+ Initiative unterstützen können? Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr über unsere Projekte und die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit zu erfahren.
