Tableau Cloud Migration: Was gibt es zu beachten?

Die Migration zur Tableau Cloud bietet zahlreiche Vorteile wie einen verringerten administrativen Aufwand und immer Zugriff auf die neuesten Funktionen. Doch wie gelingt der Umstieg reibungslos? In diesem Artikel erfahren Sie, was Tableau Cloud ist, welche Vorteile es bietet und welche Einschränkungen gegenüber Tableau Server bestehen. Wir führen Sie durch die wesentlichen Schritte der Planung und Durchführung einer erfolgreichen Migration und zeigen, wie Sie nach der Migration reibungslos weiterarbeiten können. 

Was ist Tableau Cloud?

Tableau Cloud ist eine vollständig gehostete Analytics-Plattform, die Tableau als Software-as-a-Service (SaaS) bereitstellt. Es ermöglicht Nutzern, Datenanalysen und Visualisierungen, ohne sich um die Verwaltung der Backend-Infrastruktur kümmern zu müssen. Unternehmen können ihre Daten in der Cloud speichern und darauf zugreifen, was eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit bietet. 

Vorteile von Tableau Cloud 

• Automatische Updates: Tableau Cloud ermöglicht kontinuierliche Updates ohne Ausfallzeiten, sodass Nutzer immer Zugriff auf die neuesten Funktionen haben, ohne dass ihre Arbeit unterbrochen wird.
• Performance-Tuning: Tableau kümmert sich um die Leistungsoptimierung und das Skalieren der Workloads, was bedeutet, dass die Nutzer sich keine Sorgen um die technische Infrastruktur machen müssen.
• Integration mit anderen Cloud-Plattformen: Tableau Cloud lässt sich nahtlos in andere Cloud-basierte Plattformen integrieren, was die Zusammenarbeit und den Datenaustausch erleichtert.
• Zugriff auf neueste Funktionen: Nutzer haben sofortigen Zugriff auf die neuesten Tableau-Features und Verbesserungen, ohne auf manuelle Updates warten zu müssen.
• Reduzierung administrativer Aufgaben: Da Tableau Cloud die Infrastruktur verwaltet, wird der administrative Aufwand und die IT Infrastruktur für Unternehmen erheblich reduziert. 
• Verbesserte Skalierbarkeit und Performance: Die Cloud-Architektur ermöglicht es Unternehmen, ihre Analysen je nach Bedarf zu skalieren, ohne sich um die zugrunde liegende Hardware kümmern zu müssen.

Welche Einschränkungen von Tableau Cloud gibt es gegenüber Tableau Server? 

Administrativ 

• Backups: In Tableau Cloud können Sie keine vollständigen Site-Backups oder Inhalte wiederherstellen, indem Sie kurzfristig einen Tableau-Testserver verwenden. Dies bedeutet, dass gelöschte Inhalte nicht so einfach wiederhergestellt werden können wie auf einem lokalen Tableau Server.
• Repository-Zugang: In Tableau Cloud gibt es keinen direkten Zugriff auf das Repository (PostgreSQL-Datenbank).Benutzerdefinierte Abfragen und Dashboards, die auf diesen Daten basieren, werden also nicht unterstützt werden.
• Scripting: Tableau Cloud unterstützt kein TSM-Scripting und andere benutzerdefinierte Skripte müssen überprüft werden, um ihre Funktionalität in der Cloud sicherzustellen.
• Benutzerdefinierte URLs: Im Gegensatz zu Tableau Server können Sie in Tableau Cloud keine benutzerdefinierten URLs erstellen.

Datenquellen 

• On-Prem Datenquellen: Diese müssen über Tableau Bridge angebunden werden, da Tableau Cloud keine native Verbindung zu On-Premise-Datenquellen unterstützt.
• Eingeschränkte Live-Verbindungen: Es gibt weniger unterstützte Live-Verbindungen und einige Datenquellen können nicht mehr angebunden werden.

Authentifizierung 

• Multifaktor-Authentifizierung (MFA): MFA ist in Tableau Cloud zwingend erforderlich, was eine zusätzliche Sicherheitsebene bedeutet.
• Connected Apps: Die Authentifizierung wird auf Connected Apps umgestellt, was eine moderne und sicherere Methode der Benutzeranmeldung darstellt.

Kapazitätsbeschränkungen 

• Speicherlimits: Standardmäßig bietet Tableau Cloud 1TB Speicherplatz, der durch den Kauf eines Advanced Management Add-ons auf 5 TB erweitert werden kann.
• Extract Refreshes: Es gibt ein Limit von 8 Stunden für Extract Refreshes pro Creator-Lizenz innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums.
• Workbooks und Datenquellen: Ohne das Advanced Management Add-on dürfen Workbooks und Datenquellen auf der Cloud nicht größer als 15 GB sein.

Migration 

1. Was ist vor der Migration zu beachten?

Eine sorgfältige Planung und Durchführung ist entscheidend, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Dazu gehört die Analyse des aktuellen Zustands des Tableau Servers, die Bereinigung der bestehenden Umgebung und die Vorbereitung auf die Migration. 

Assessment-Phase 

Um eine Migration richtig planen zu können, ist es wichtig, die Tableau-Server-Umgebung genauestens zu kennen. The Information Lab bietet eine Assessment-Phase an, in der die Metadaten des Tableau-Servers automatisiert ausgewertet werden. Diese Phase umfasst: 

• Analyse der vorhandenen Inhalte und Funktionalitäten: Überblick über Datenquellen, Projektstruktur, Subscriptions, Alerts, Workbooks und Schedule.
• Hervorhebung von Blockern und Migration Implikationen: Identifikation potenzieller Probleme und notwendiger Änderungen.
• Bereitstellung eines detaillierten Migrationspfads: Beschreibung des Prozesses, Zeitpläne und erwartete Kosten.

Planung und Vorbereitung 

Mit dem Assessment wird ein detaillierter Plan erstellt, der die notwendigen Anpassungen und Vorbereitungen vor der Migration umfasst. Dazu gehören: 

• Bereinigung der aktuellen Server-Umgebung: Löschen alter Inhalte und Optimierung von Dashboards und Workbooks.
• Datenquellen Migration: Verschieben von On-Premise-Datenquellen in die Cloud, um die Abhängigkeit von Tableau Bridge zu minimieren.
• Erstellung einer neuen Struktur auf der Tableau Cloud: Planung der zukünftigen Projektstruktur und Schedules.
• Authentifizierung und Datenanbindung: Testen der Authentifizierungsmethoden und Einrichten der Datenquellen in der Cloud.
• Schulung der Benutzer: Vorbereitung der Nutzer auf die neue Umgebung durch Schulungen und Ressourcenbereitstellung.

Wichtig: Ein weiteres wichtiges Element ist der Aufbau eines Kompetenzteams, das aus verschiedenen Mitgliedern besteht, darunter Creator Usern, IT-Spezialisten und Infrastruktur-Experten. Dieses Team sollte während der gesamten Migrationsphase bereitstehen, um schnell auf auftretende Probleme zu reagieren und die Migration effizient zu gestalten.

2. Wie wird die eigentliche Migration durchgeführt?

Die tatsächliche Migration der Inhalte kann manuell oder automatisiert erfolgen: 

• Manuelle Migration: Datenquellen und Workbooks werden heruntergeladen und in die Cloud hochgeladen, Datenquellenverbindungen angepasst und Schedules neu erstellt. Außerdem müssen Subscriptions, Favorites, Alerts usw. auch händisch erstellt werden.
• Automatisierte Migration: Nutzung des Tableau Content Migration Tools (CMT) oder der Migration SDK, um den Prozess zu beschleunigen und zu vereinfachen. Automatisierte Tools können jedoch nicht alle Inhalte migrieren, z.B. Custom Views, Subscriptions und Prep Flows, hier kann Ihnen The Information Lab mit ihren eigenen Tools weiterhelfen.

3. Was kommt nach der Migration?

Nach der eigentlichen Migration gibt es eine Übergangsphase, in welcher der Tableau Server noch läuft und die Tableau Cloud bereits genutzt wird. In dieser Übergangsphase kann es dazu kommen, dass Nutzer bestimmte Inhalte vermissen, die noch nicht migriert wurden und die nachträglich übertragen werden können. Diese Übergangsphase ist ideal für User Acceptance Testing und das Einholen von Feedback zur Funktionalität der neuen Umgebung. 

Ein spezielles Team sollte nach der Migration bereitstehen, um schnell auf Probleme zu reagieren und weitere Anpassungen vorzunehmen. Dies umfasst: 

• Sicherstellung der Datenaktualität: Überprüfung und Aktualisierung aller Datenquellen und Inhalte.
• Post-Migrations-Support: Unterstützung bei der Anpassung und Optimierung der Inhalte sowie bei weiteren Migrationen.
• Schulung und Unterstützung der Benutzer: Fortlaufende Schulungen und Bereitstellung von Ressourcen, um die Benutzerakzeptanz und -kompetenz zu gewährleisten.

Wichtig: Bevor die alte Tableau-Server-Umgebung abgeschaltet wird, ist es sinnvoll, ein letztes Backup der Umgebung zu nehmen. So hat man die Möglichkeit, auf dieses Backup zuzugreifen, falls in Zukunft wichtige Inhalte fehlen sollten. Dieses Backup kann in eine Testumgebung eingespielt werden, um fehlende Inhalte zu sichern und wiederherzustellen.

Ab wann lohnt sich die automatisierte Migration? 

Einfache Tableau-Server-Umgebung 

Eine selbstständige Migration kann eine geeignete Option sein, wenn die Tableau-Server-Umgebung relativ klein und unkompliziert ist. Folgende Kriterien sprechen für eine manuelle Migration: 

• Benutzeranzahl: Der Tableau Server unterstützt nicht mehr als 100 – 150 Nutzer. 
• Projekt- und Berechtigungsstruktur: Es gibt eine einfache Projektstruktur mit nicht mehr als 20 – 25 Projekten und einfache Berechtigungen mit wenigen Benutzergruppen. 
• Datenquellenzugriff: Die Datenquellen sind für Tableau Cloud leicht zugänglich, entweder direkt oder über Tableau Bridge. 
• Inhaltsmenge: Es gibt relativ wenige Inhalte (nicht mehr als 50 Arbeitsmappen, Datenquellen und andere Inhalte). 
• Single Site: Es wird keine Mehrfach-Site-Struktur verwendet. 

Wenn diese Kriterien erfüllt sind, kann eine manuelle Migration in Erwägung gezogen werden. Es ist jedoch wichtig, eine gründliche Planung und Vorbereitung sicherzustellen. 

Komplexe Tableau-Server-Umgebung 

Bei komplexeren Tableau-Server-Umgebungen, die mehr als 150 Benutzer unterstützen und eine komplexe Projekt- und Berechtigungsstruktur aufweisen, ist eine automatisierte Migration empfehlenswert. Diese Umgebungen zeichnen sich durch eine größere Anzahl von Projekten, Benutzergruppen und Inhalten aus, die eine detaillierte Planung und den Einsatz von Automatisierungstools erfordern. 

• Benutzeranzahl: Über 150 Nutzer, was eine umfassendere Verwaltung und Migration der Benutzerberechtigungen erfordert.
• Komplexe Projektstruktur: Mehr als 25 Projekte und eine komplexe Berechtigungsstruktur, die eine detaillierte Analyse und Planung notwendig machen.
• Datenquellen: Vielfältige und möglicherweise schwer zugängliche Datenquellen, die eine sorgfältige Planung und den Einsatz von Tableau Bridge erfordern.
• Große Inhaltsmenge: Eine große Anzahl von Arbeitsmappen, Datenquellen und anderen Inhalten, die eine automatisierte Migration notwendig machen.
• Mehrfach-Sites: Nutzung von mehreren Sites, was zusätzliche Komplexität bei der Migration mit sich bringt.

Für solche Umgebungen ist es ratsam, Migrationspartner wie The Information Lab zu engagieren, um eine reibungslose und effiziente Migration zu gewährleisten. 

Fazit 

Die Migration zur Tableau Cloud bietet zahlreiche Vorteile, darunter kontinuierliche Updates, verbesserte Performance und geringeren Verwaltungsaufwand. Eine sorgfältige Planung und ein detailliertes Assessment der aktuellen Serverlandschaft sind entscheidend, um den Umfang der Migration und die notwendigen Maßnahmen zu bestimmen. The Information Lab unterstützt Unternehmen gerne bei jedem Schritt des Prozesses, um eine reibungslose und erfolgreiche Migration und den erfolgreichen Betrieb von Tableau Cloud zu gewährleisten. 

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Kategorien: Effiziente Fehleranalyse, Log-Daten, Tableau